Dispora Kaltim Lakukan Pemusnahan Arsip 2005-2011

kukarnews.id, SAMARINDA – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) melaksanakan pemusnahan arsip fisik yang berusia antara 2005 hingga 2011. Kegiatan pemusnahan arsip statis ini berlangsung di kantor lama Dispora Kaltim dan dihadiri oleh Pelaksana Tugas Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kaltim, Anita Natalia Krisnawati.

Anita menyoroti pentingnya tata kelola arsip di setiap perangkat daerah. Menurutnya, penataan arsip sering kali terkendala oleh padatnya kegiatan, sehingga Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim membentuk tim khusus untuk "jemput bola" dan melakukan pembinaan dalam tata kelola arsip di perangkat daerah.

“Di setiap perangkat daerah, penting untuk menata arsip agar dokumen yang ada tidak menumpuk. Tim kami turun langsung ke seluruh perangkat daerah untuk mendampingi proses penataan, baik yang disimpan maupun yang dimusnahkan. Kami juga menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) untuk menentukan arsip mana yang layak disimpan dan mana yang sudah waktunya dimusnahkan,” ujar Anita.

Anita menjelaskan bahwa tidak semua arsip bisa dimusnahkan begitu saja, karena beberapa arsip memiliki nilai historis dan informasi yang penting bagi kepentingan publik. "Dispora Kaltim menjadi salah satu perangkat daerah yang mendukung penuh kegiatan ini dan memahami arti penting arsip, bukan hanya sebagai catatan sejarah, tetapi juga sebagai informasi untuk generasi mendatang dan masyarakat umum," tambahnya.

Lebih lanjut, Anita menyampaikan bahwa keterbukaan informasi menjadi alasan penting untuk menjaga arsip secara transparan. Menurutnya, arsip-arsip ini menjadi bukti pelaksanaan kegiatan di perangkat daerah dan dapat diakses oleh masyarakat sebagai wujud transparansi pemerintah.

“Sekarang masyarakat juga membutuhkan informasi tentang kegiatan pemerintah, jadi arsip yang ada menjadi rekam jejak yang bisa diakses publik. Maka, tidak lagi bisa kita anggap sepele dan sembarangan membuang arsip,” jelasnya.

Dalam upaya peningkatan pengelolaan arsip, pihaknya telah mengadakan sosialisasi dan pelatihan dengan melibatkan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk memberikan arahan teknis kepada para arsiparis di seluruh perangkat daerah. Jika hasil sosialisasi masih kurang optimal, tim arsip akan langsung mendampingi perangkat daerah dengan metode "coaching clinic" atau pendampingan langsung di lokasi.

“Kami mendampingi perangkat daerah untuk memastikan arsip-arsip mereka tertata dengan baik, sesuai dengan kebijakan ANRI,” ungkap Anita.

Ia juga menambahkan bahwa kesadaran perangkat daerah dalam pengelolaan arsip sudah mulai meningkat, terutama dengan dukungan dari pimpinan masing-masing. Dengan adanya Unit Pengelola Arsip (UP) di setiap bidang, arsip yang dikumpulkan kemudian diserahkan kepada Unit Kearsipan (UK) untuk diproses lebih lanjut.

"Upaya ini sudah menunjukkan hasil positif, dan kami berharap seluruh perangkat daerah dapat semakin mendukung transparansi dan kearsipan yang lebih baik di Kaltim," pungkas Anita.

Dengan adanya pemusnahan arsip dan proses digitalisasi yang berkelanjutan, diharapkan arsip yang ada di Kaltim dapat dikelola secara lebih efektif dan bermanfaat bagi publik serta menjadi bagian penting dalam tata kelola pemerintahan yang transparan dan akuntabel. (adv/disporakaltim/dc/rhi)